Pam fod cymdeithasau tai yn parhau i wynebu heriau digidol?

Mewn sector lle mae llawer mwy o alw nag o gyflenwad, a gyda chost byw yn parhau i godi yn y Deyrnas Unedig, mae cymdeithasau tai dan bwysau cynyddol i ddarparu tai fforddiadwy.

Fodd bynnag, yn bennaf oll mae cymdeithasau tai yn aml yn rhannu heriau cyffredin o systemau TG araf a diffyg dealltwriaeth am y datrysiadau cywir fydd yn taro tant gyda thenantiaid. Yn y cyfamser gall tenantiaid wrthwynebu newid, p’un ai drwy oherwydd nad oes ganddynt sgiliau sylfaenol TG, eu bod yn wynebu heriau ieithyddol neu’n syml fod yn well ganddynt ddulliau cyswllt traddodiadol.

Mae ofn methiant yn dilyn yn sydyn (a fydd y buddsoddiad yn rhoi’r canlyniadau a ddisgwylir?), p’un ai all swyddogaethau newydd wrthsefyll prawf amser a sut y gellir annog defnydd digidol ymysg timau mewnol ar ôl cwblhau’r prosiect.

Mae galluoedd technolegol a disgwyliadau tenantiaid yn newid yn gyflym, gan roi mwy fyth o bwysau ar gymdeithasau tai. Mae galw cynyddol yn creu angen cynyddol i fuddsoddi mewn technolegau newydd i roi gwell gwasanaeth i ddefnyddwyr.

Beth all gwneud y newid digidol helpu i’w gyflawni?

Pan mae cymdeithasau tai yn cael digidol yn ‘iawn’ maent wedi medru cyflawni darpariaeth gwasanaeth mwy effeithol, profiad gwell a mwy cyfleus i denantiaid, cynyddu boddhad swydd i staff ac arbedion a all ddangos gwerth am arian.

Mae’r newid digidol yn ymwneud â mwy na dim ond adeiladu gwefannau newydd, ond gwella gweithrediadau; creu sianeli cyfathrebu mwy effeithlon gyda thenantiaid, addysgu a chynyddu sgiliau lle mae angen, a hybu effeithiolrwydd drwy berthynas weithredol gliriach gyda chyflenwyr a thimau rheoli cyfleusterau.

Rhestr wirio bwysig ar gyfer dechrau arni gyda digidol

Cyn dechrau arni, mae chwe chwestiwn allweddol i ofyn i’ch Bwrdd i lunio strategaeth ddigidol:

1. Beth fydd ei angen i gyflawni disgwyliadau ein cwsmeriaid mewn byd digidol?
2. Pa mor barod a beth yw gallu ein cwsmeriaid i ymateb i drawsnewid digidol?
3. A yw ein cynlluniau busnes yn adlewyrchu potensial llawn technoleg i wella ein perfformiad?
4. A yw ein portffolio o fuddsoddiadau technoleg yn gydnaws gyda chyfleoedd a bygythiadau?
5. A yw’r gallu gennym i sicrhau gwerth o’r technolegau?
6. Pwy sy’n atebol am ddigidol a sut mae eu dal i gyfrif?
7. A ydym yn gysurus gyda’n lefel o risg digidol?

Unwaith yr atebwyd y cwestiynau hyn mae’n bwysig ystyried y meysydd allweddol o dechnoleg a all helpu i drawsnewid cymdeithasau tai.

Pa dechnoleg sydd ar gael i wirioneddol gefnogi cymdeithasau tai?

Er bod defnydd, dewis a chyfle technolegau digidol bron yn ddiderfyn, mae rhai meysydd allweddol y dylech eu hystyried fel rhan o’r trawsnewid digidol, yn cynnwys:

Awtomeiddio

• Cynnig y gallu i ryddhau staff i gymryd rolau mwy ystyrlon
• Gall ostwng faint o waith papur a phrosesau â llaw sydd eu hangen
• Galluogi staff i fod yn fwy ar gael i roi mwy o gefnogaeth i denantiaid a’r busnes
• Symud prosesau trafodion ar-lein, gan gynnig arbedion cost sylweddol – mae taliadau ar-lein 20 gwaith yn rhatach na thrafodion ffôn a 50 gwaith yn rhatach na rhai wyneb-i-wyneb
• Creu cyfleoedd ar gyfer cyfathrebu ‘ymlaen bob amser’ a rhyngweithio gyda chwsmeriaid.

Dadansoddi Data a Chadw Cofnodion: mynd â data a chofnodion cwsmeriaid ar-lein

• Rhoi mwy o sicrwydd ar gyfer cadw cofnodion ar-lein yn ddiogel a saff
• Cynnig cyfleoedd rhagorol ar gyfer gwell dadansoddiad a chadw data
• Gwella mynediad i olygu fel sydd angen ar gyfer gwybodaeth gyfredol, rhwydd ei rheoli
• Sicrhau deallusrwydd busnes ansawdd uwch ar gyfer gwneud penderfyniadau effeithiol ac effeithlon.

Cysylltiadau Gwell: gyda dyfeisiau a mesuryddion deallus

• Dynodi’n well sut mae pobl yn defnyddio eu cartrefi
• Galluogi darparwyr i addasu gwasanaethau neu ganfod problemau, tebyg i wresogi, fel maent yn digwydd
• Helpu i gomisiynu atgyweiriadau neu adnewyddu yn gyflymach i osgoi costau ac ymyriad.

Gwella Gwasanaeth Cwsmeriaid

• Rhoi help a chyngor sydd ar gael 24 awr y dydd, saith diwrnod yr wythnos gyda defnydd porth gwybodaeth a gwybodaeth cyfrif ar-lein hygyrch
• Dileu cyfyngiadau cwsmeriaid wrth gwblhau camau gweithredu ar-lein i ddatrys problemau neu siarad gyda’r adran gywir
• Sicrhau buddion sylweddol i enw da, gan gael effaith gadarnhaol ac uniongyrchol ar brofiad brand
• Agor sianeli cyfathrebu rhwng cymdeithasau tai a thenantiaid i ddod yn llawer mwy hygyrch.

Gweithlu o Bell

• Galluogi timau cymdeithasau tai i weithio o bell drwy dechnolegau cwmwl
• Gostwng yr angen am leoliadau swyddfa ffisegol lluosog
• Galluogi staff i gysylltu’n well gyda’r rhai sydd fwyaf o angen help
• Sicrhau y caiff llai o amser ei dreulio ar drafodion undonog
• Canolbwyntio ar i’r sefydliad ddod yn fwy dynol gyda mwy o ryngweithio wyneb-i-wyneb.

Yn bendant, nid yw symud i ddigidol yn ateb cyflym dros nos ond mae’r buddion sydd ar gael yn sylweddol. Mae cymdeithasau tai yn rhannu llawer o heriau a bydd y partner digidol cywir mewn sefyllfa dda i adnabod a thrafod y rhain. Bydd galw yn parhau i fod yn llawer mwy na’r cyflenwad, yn arbennig wrth i gost byw barhau i gynyddu yn y Deyrnas Unedig gydag angen dybryd i gymdeithasau tai ganfod datrysiadau mwy cynaliadwy ac effeithlon o ran cost i gyflenwi tai fforddiadwy.

***

Os dymunwch wybod mwy am sut y gall digidol drawsnewid eich busnes, edrychwch ar ein papurau gwyn rhad ac am ddim, gyda phopeth o sut i greu brand dylanwadol, pa CMS y dylech ei ddewis a sut i greu strategaeth marchnata digidol grymus i gynnwys neilltuol cymdeithasau tai.